Quản trị Lotus Notes 8.5.3

Lưu ý: đăng nhập bằng tài khoản admin.

1. Tạo ID người dùng mới

– Đăng nhập Domino Admin 8.5
– Ở menu ngang chọn tab Configuration, sau đó bên menu dọc chọn tiếp Registration ⇒ Person.

– Thông báo chọn id quản trị xuất hiện, nhấn Ok và nhập mật khẩu.

– Tiếp tục chọn Yes.

Tab basic

– Nhập họ tên của người dùng vào ô Last name, ví dụ BTC Nguyen Van A.
– Tiếp đến, nhấn nút Password Options và đưa độ khó của mật khẩu về mức gần thấp nhất (mức số 2).
– Nhập mật khẩu cho người dùng.

Tab Mail 

– Ở mục Mail file name, ghi tên người đó vào sau ký tự “mail”. Tài khoản khi tạo thành công sẽ chỉ được lấy 8 ký tự, nên bạn có thể ghi ngắn gọn hoặc tùy biến cho phù hợp.
– Tùy theo cơ quan khác nhau mà có thể là “mailbnc” hoặc “mailbtc” …
– Bên mục Mail file template, mặc định sẽ là Mail85 VietNam nhé.

Tab ID Info

Tích vào nút In file ⇒ Set ID File … và lưu nó vào 1 thư mục đã định. Bước này đơn giản vậy thôi.

Tab Groups

Chọn group cho tài khoản sắp tạo, đây chính là cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị của người đó. Thông thường, danh sách group đã được quản trị viên tạo sẵn.
⇒ Cuối cùng là nhấn Register để hoàn tất việc tạo id cho người dùng mới trong Lotus Notes 8.5.

2. Gia hạn ID

Lấy ID cần gia hạn

Cách 1 : tìm kiếm trên FTP, nếu có sẵn thì đỡ phải đi xuống máy trạm.
Cách 2 : ở máy trạm, mở thư mục data của Notes rồi tìm file có đuôi id. 
Gửi id đó về máy có quyền gia hạn.

Lưu ý
– Việc gia hạn có thể thao tác trực tiếp trên máy chủ Windows Server hoặc trên máy trạm chạy hệ điều hành Windows Client đã được cài Domino Admin 8.5.
– Phải xin thêm mật khẩu của id cần gia hạn nữa, vì chúng ta sẽ sử dụng tới nó ở bước sau.

Cách gia hạn ID trên máy chủ Lotus Notes

– Chạy ứng dụng Domino Admin và đăng nhập bằng tài khoản quản trị.
– Trên menu ngang, chọn Configuration ⇒ Certification ⇒ Certify …

– Form thông báo xuất hiện. Ở bước này, hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn id của tài khoản quản trị. Nếu không có gì thay đổi thì cứ để mặc định thôi ⇒ nhấn Ok.

– Nhập lại mật khẩu của tài khoản quản trị.

– Thông báo xuất hiện, nhấn Yes và chọn tới id cần gia hạn nhé.

– Nhập mật khẩu của id cần gia hạn và Log in.

– Nhấn Certify để bắt đầu gia hạn trên Lotus Notes, thời hạn mới sẽ được hiển thị ở dòng New Expiration date nhé. Bạn có thể sửa trực tiếp bằng tay nếu muốn, đến đây việc gia hạn coi như đã thành công.

– Hệ thống hỏi có muốn gia hạn cho id khác không, có thì chọn Yes và lặp lại các thao tác ở trên, còn không thì chọn No là xong nhé.

3. Không thể nhập thêm công văn đến do quá dung lượng XLCV

Tình trạng

Dung lượng tối đa cho dữ liệu của XLCV (file nsf) là vào khoảng 60Gb, nếu vượt quá dung lượng này sẽ gây ra tình trạng không thể nhập thêm công văn đến.

Hướng xử lý

– Tách dữ liệu thành 2 khoảng thời gian, khi đó từ 1 temp cũ sẽ được tách thành 2 temp mới!
– Lưu ý bắt buộc: phải copy file nsf của XLCV (temp cũ) ra ổ khác trước khi phân tách dữ liệu.

3.1 Thực hiện tách lần 1

– Khóa XX chạy từ năm 2020 đến 2025, mình sẽ tách dữ liệu thành 2 giai đoạn
+ Giai đoạn 1: năm 2020 – 2021
+ Giai đoạn 2: từ 2022 – 2025

Bước 1: Từ XLCV hiện tại, tạo 1 temp mới (không có dữ liệu)

Khái quát: từ temp cũ (dữ liệu 2020 – 2025), tạo 1 temp mới chỉ lấy giao diện.

– RM ⇒ Application ⇒ New Copy …

– Ở form hiện ra, nhập các thông tin sau
+ Server: chọn MB1
+ Title: nhập XLCV Khóa 20_2020_2021
+ File name: congvank20_2020_2021.nsf
+ Lưu vào trong thư mục BACKUP
+ Không mã hóa
+ Chọn Application Design Only (lấy giao diện thôi, không lấy dcms)
+ Tích vào Access Control List

Sau đó nhấn OK là xong, tạo temp nhanh lắm.

Bước 2: Copy data của 2 năm 2020 và 2021 sang temp mới.

Khái quát: copy dữ liệu các năm muốn chuyển sang temp mới, sau khi copy xong thì xóa các năm đó ở temp cũ đi.

– Ở XLCV khóa XX, mở Công văn đến ⇒ Thời gian ⇒ tìm đến năm 2020, trên menu ngang nhấn dấu “+” để mở rộng toàn bộ văn bản.
– Chọn dòng văn bản đầu tiên của tháng 12 ⇒ sau đó kéo thanh cuộn xuống dưới cùng ⇒ nhấn shift đồng thời chọn vào dòng văn bản cuối cùng để chọn được tất cả văn bản trong năm 2020 ⇒ Copy (Ctrl + C).
– Mở XLCV 2020 – 2021 mới tạo, vào Công văn đến ⇒ Thời gian ⇒ Paste (Ctrl + V).
– Copy paste hoàn tất, quay lại XLCV khóa XX để xóa văn bản trong năm 2020. Làm tương tự với 2021.

Bước Làm gọn dữ liệu trên XLCV khóa XX

Lưu ý: Bỏ qua bước này, vì làm nhiều lần không thấy tác dụng

– Sau khi làm xong 2 bước trên, check dung lượng nsf khóa XX thấy vẫn như cũ là 63,9 Gb. Mình tưởng hệ thống tự động giảm dung lượng, nhưng không, phải làm thêm 1 thao tác nữa: Compact.
– Mở Notes Admin ⇒ tab File ⇒ DCS ⇒ tìm đến file dữ liệu tra cứu của khóa XX ⇒ RM chọn Compact … sau đó nhấn OK và đợi hệ thống tự làm gọn, sẽ mất vài tiếng đấy.

Mặc dù đã thực hiện compact (làm gọn dữ liệu) nhưng sau 3 ngày, dung lượng file congvank20.nsf vẫn không hề giảm (63,9gb).

Bước 3: Trỏ dltc của XLCV 2020 – 2021 vào dltc của XLCV khóa XX

Khái quát: trỏ dữ liệu tra cứu của temp mới vào chung với dữ liệu tra cứu của temp cũ. Mục đích là để việc tra cứu dữ liệu thông suốt.
Để văn thư có thể cấp lại số đến/đi, cũng như nhập CV Đến/Đi mới

– Chọn vào ứng dụng
– Menu ⇒ Actions ⇒ Thông tin chung
– Sửa Tệp CSDL tra cứu và Tệp CSDL gửi nhận từ dcs thành DCS

Bước 4: Tạo XLCV mới bao gồm cả temp và dữ liệu

Khái quát: lại tạo 1 temp mới, nhưng lần này có cả giao diện và dữ liệu (sau khi đã xóa các năm copy sang temp mới).

– New Copy 1 cái XLCV mới bao gồm cả temp và dữ liệu, đặt tạm tên file là congvank20_saoluu_Ok.nsf
Sau khi tạo mới hoàn tất, mình check thử dung lượng file nsf mới thì thấy chỉ có còn 40Gb. Mọi thứ y hệt như thằng cũ, nhưng dung lượng giảm đi khoảng 20Gb, ảo thật :))

– Tắt domino, vào thư mục DCS, đổi tên 2 file nsf cho nhau
+ File nsf ban đầu congvank20.nsf ⇒ congvank20_saoluu_Ok1.nsf
+ File nsf vừa New Copy congvank20_saoluu_Ok.nsf ⇒ congvank20.nsf (file này sẽ dùng để chạy từ giờ về sau nhé)
+ File congvank20_saoluu_Ok1.nsf ⇒ tên bất kỳ dễ nhớ, sau đó có thể xóa đi hoặc lưu sang ổ DATA trên SAN, sau này xóa sau

– Bật domino, chạy lại và sử dụng bình thường cho tới tận bây giờ.

3.2 Quá dung lượng lần 2 (24/10/2024)

Lưu ý: chỉ cần làm bước 2 và bước 4

– Thao tác xử lý tương tự như lần 1, mình sẽ đưa năm 2022 vào 2020 – 2021 để thành 3 năm.
– Làm xong bớt được 12Gb dung lượng, hy vọng đủ dùng tới hết khóa. Nếu sau này bị full tiếp, sẽ tách tiếp ở CV Đi.
– File sao lưu đã đưa hết sang ổ DATA trên SAN.

Như vậy, tới thời điểm 24/10/2024, dữ liệu khóa 20 sẽ bao gồm
– Dữ liệu 1:
+ Tên Application:
+ File:
+ Data: CV Đến 2020 – 2022, không có CV Đi.
– Dữ liệu 2:
+ Tên Application:
+ File:
+ Data: CV Đến 2023 – 2025, CV Đi từ 2020 – 2025.

3.3 Quá dung lượng lần 3 (22/02/2025)

Lưu ý: chỉ cần làm bước 2 và bước 4

– Dữ liệu 1:
+ Data: CV Đến 2020 – 2023, không có CV Đi.
– Dữ liệu 2:
+ Data: CV Đến 2023 – 2025, CV Đi từ 2020 – 2025.

Sau khi tách, giảm từ 59Gb xuống còn 41Gb, như này là đủ tới hết khóa rồi!!!

4. Phân quyền xem văn bản cho tk mới tạo

Trên Domino Admin

– Mở tab File ⇒ Menu trái, chọn DCS ⇒ dltc.nsf.

– Nhấn vào user cụ thể và chọn quyền truy cập.
+ Tên của Notes: chọn từ DS người dùng mới tạo
+ Tên thường gọi: ghi như bình thường (tên đầy đủ)
+ Thuộc vụ phòng: TUND (để ký), VPTUND (để xem văn bản)
+ Quyền truy cập:
Lãnh đạo chung: để xuất hiện trong người ký.
Lãnh đạo vụ: để xem được văn bản ở CV đi đến.

Với người dùng không có tài khoản trên Notes nhưng vẫn cần tên để hiển thị ở một số mục (người ký, …) thì chọn tạm 1 tk như HLA, MTNL. Tên thường gọi có thể tùy chình thế nào cũng được, Thuộc vụ phòng là TUND

Trên Notes Client (có thể chưa cần làm, test lại sau)

– Mở Xử lý CV ⇒ Application ⇒ Access Control.
– Chọn user và tích vào các quyền phù hợp. 

5. Chuyển group

– Mở Domino Admin ⇒ tab People & Groups ⇒ Group ⇒ By Organization.
– Chọn group (phòng, đơn vị, …) và update thành viên.

6. Backup dữ liệu bằng tay

– Chạy Notes Client, mở lần lượt 2 app là XLCV và XLCV Backup.

* Với CV đến, backup theo ngày văn bản. 
– Chọn ngày ⇒ chọn toàn bộ vb ⇒ copy paste là xong.
– Nếu muốn xóa, chọn vb ⇒ nhấn Del ⇒ F9 và Ok.

* Với CV đi, backup theo ngày đăng ký.
Thao tác cũng tương tự.

7. Phân quyền xem VB cũ cho user mới

Lưu ý
– Thao tác này giúp người dùng mới xem được văn bản ở các khóa cũ, tuy nhiên làm có lần thành công, có lần không =.=
– Là thao tác bổ sung cho mục 4 và có thể áp dụng cho từng user hoặc theo nhóm.

– RM vào XLCV, chọn Open In Designer.
– Bên menu trái, chọn Code ⇒ Agents ⇒ RM ⇒ New Agent.

– Nhập lần lượt các thông tin sau

• Name : Đọc VB (tùy ý, có thể thay đổi)
• Alias : DocVB
• Type : Simple Actions

–  Chọn vào Agent  Đọc VB vừa tạo ⇒ Action ⇒
Add Action … ⇒ Thiết lập 3 trường thông tin như sau :

• Modify by : Appending
• The value in field : DefaultReaders
• With the new value : CN=Ten Nguoi Dung/OU=TUTenTinh/O=DCS/C=VN

Sau đó nhấn Add và Ctrl + S để lưu lại.

– Tắt Lotus Designer, quay trở lại XLCV (vẫn đang ở quyền quản trị). Nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ văn bản trong khóa hiện tại, sau đó trên menu ngang chọn Action ⇒ chạy tên Agent (Đọc VB) là xong.

Cách 2: Tạo nhóm thay cho từng cá nhân

Với cách này, sau này khi có người dùng mới, mình chỉ việc add họ vào nhóm là xong :)) Còn có phải chạy lại agent hay không thì chưa rõ, lúc ấy test tiếp.

– Vào Notes Admin để tạo nhóm nguoidoc, sau đó add các thành viên mong muốn.
– Làm tương tự như cách một, đến bước Add Agent, nhập tên nhóm vào trường value.
– Còn lại thao tác tương tự. 

Lỗi phát sinh

Với 1 số người dùng, menu của công văn đến – đi sẽ bị thiếu các trường như ngày văn bản, ngày đăng ký … Việc thêm các trường này sẽ phải thao tác bằng tay, cụ thể như sau :

– RM vào XLCV, chọn Open In Designer.
– Bên menu trái, chọn View ⇒ tìm đến view “Công văn đếnNgày văn bản” chẳng hạn ⇒ kích đúp vào view ⇒ Ở màn hình tương ứng bên phải, RM chọn View Properties.

– Ở form vừa mở ra, chọn tab Security (tab cuối cùng).

• Nếu cho phép tất cả các user đều thấy được trường này thì tích vào ô
  All readers and above, còn nếu chỉ muốn cho phép những user chỉ định thì tìm và tích vào user đó là okie.
• Tích vào Available to Public Access users.

Tắt đi và lưu lại, done !!!

8. Mất view (trường) trong XLCV

– Mở lần lượt XLCV của khóa bị mất và khóa trước đó trong Designer.
– Copy view bị mất từ XLCV khóa cũ sang.
– CV Đến : ngày đăng ký, ngày văn bản, thời gian, toàn bộ, trong ngày, trong tháng, trong tuần.
– CV Đi : ngày văn bản, thời gian, toàn bộ, trong ngày, trong tuần.

9. Thiếu Cơ quan ban hành khi in mục lục công văn

– Mở Notes Admin.
– Tại tab Files, ở menu trái, chọn thư mục DCS ⇒ dltc.nsf (Dữ liệu tra cứu …) ⇒ Cơ quan ban hành ⇒ Nhập mới.
– Nhập chính xác tên của cơ quan ban hành giống với trong xử lý công văn thì trên Notes Client mới thấy nhé.

10. Cert ID của máy chủ hết hạn

– Liên hệ bên trên, gửi cert id qua notes để nhờ họ gia hạn.
– Dùng cerd id mới để tự gia hạn cho server.id (thư mục domino) và USER.id (thư mục lotus)

11. Tạo XLCV khóa mới trong Lotus Notes

Lưu ý: trong bài viết này, đối tượng áp dụng là HU. Với TU, thao tác có thể khác đi đôi chút, có dịp mình sẽ update sau.

Bước 1: kiểm tra thông tin XLCV khóa cũ (chuột phải chọn Application ⇒ Properties).
– Title : khóa hiện tại, sau sẽ tăng thêm 1.
– Server : dành cho HU.
– Filename : nơi lưu trữ data.

Bước 2: để tạo XLCV khóa mới, hãy chuột phải vào XLCV khóa cũ rồi chọn Application ⇒ New Copy. Thao tác này tương đương với việc tạo dữ liệu mới dựa trên 1 bản sao có sẵn, cũng hay đấy chứ :))

Bước 3: chọn và nhập chính xác lần lượt từng trường thông tin như trong hình, sau đó ấn Ok là xong. Xong bước này là ở dưới huyện đã có thể lấy ra XLCV khóa mới.

Tuy nhiên, từ tháng 4/2021 TU đã chuyển sang gửi nhận vb trên trục liên thông là chủ yếu, do đó XLCV ở HU sẽ bị “lãng quên” đi nhiều, vấn đề chỉ là thời gian mà thôi.

(Update …)