Chuyển đổi dữ liệu từ trục liên thông sang Notes
Bước 1 : Xuất dữ liệu từ trục ra máy tính
– Đăng nhập vào hệ thống quản lý văn bản điều hành (QLVBĐH).
– Bên menu trái, chọn Tiện ích ⇒ Export.
– Chọn văn bản thông qua thể loại và ngày, sau đó nhấn Tìm.
– Đánh dấu tích vào các văn bản muốn xuất ra, sau đó nhấn nút Export VB đã chọn.
Lưu ý : Trước khi xuất dữ liệu phải kiểm tra thật kỹ cột Số VB đăng ký, vì nó được sắp xếp theo thứ tự tăng dần nên khi phát hiện thiếu số thì phải xem lại ngay. Khi đã xuất ra rồi thì thao tác xử lý lỗi rất phức tạp.
– Hệ thống sẽ xuất ra 1 file nén có tên là Files.zip, copy file này vào USB và chuyển sang máy tính sử dụng Notes. Đến đây, việc xuất dữ liệu từ trục liên thông đã hoàn tất.
Lưu ý : Những văn bản đã xuất ra thành công thì hệ thống sẽ không hiển thị trong mục Export nữa mà chuyển sang Đã Export.
Bước 2 : Nhập dữ liệu từ file nén vào Notes
– Trên máy tính kết nối mạng diện rộng của Đảng.
– Vào ổ C, tạo một thư mục mới có tên temp (thao tác này chỉ cần làm 1 lần duy nhất).
– Copy file zip từ USB vào thư mục temp. Sau đó giải nén, chúng ta sẽ nhận được 1 file excel và các file pdf có liên quan.
– Mở file excel, xóa tab thứ 2 Evaluation Warning bằng cách nhấn chuột phải ⇒ Delete. Sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl – S để lưu lại.
– Trên Lotus Notes 8.5, mở ứng dụng Xử lý công văn khóa xx.
– Ở menu trái, chọn Nhập dữ liệu từ excel ⇒ Nhập dữ liệu.
– Sau khi hệ thống xử lý xong, các văn bản vừa thêm sẽ được hiển thị ở ngay bên dưới mục Văn bản đến.
Lưu ý : Sau khi việc chuyển đổi dữ liệu hoàn tất, người dùng phải xóa ngay toàn bộ các file đang có trong thư mục temp để chuẩn bị cho lần chuyển đổi tiếp theo.
Chuyển đổi dữ liệu từ Notes sang trục liên thông
Bước 1 : Xuất dữ liệu từ Notes ra máy tính
– Mở ứng dụng Xử lý công văn khóa xx.
– Bên menu trái, chọn Xuất dữ liệu ra Excel. Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị ra toàn bộ các văn bản đi và đến.
- Xuất dữ liệu ra Excel : sử dụng để xuất ra máy tính toàn bộ văn bản hiện có.
- Chọn VB để xuất ra Excel : nếu chỉ muốn xuất ra những văn bản cần chọn.
– Sau khi xuất ra thành công, dữ liệu sẽ nằm trong thư mục temp ở ổ C. Để tránh bị nhầm lẫn hoặc trùng lặp văn bản, hãy đảm bảo là thư mục này trống rỗng ngay từ đầu.
– Nén tất cả các file xuất ra (bao gồm excel + pdf) thành file zip. Thao tác như sau :
1. Bôi đen tất cả, sau đó nhấn chuột phải rồi chọn WinRAR ⇒ Add to archive.
2. Chọn định dạng nén là zip, tên file nén có thể đặt tùy ý, sau đó nhấn OK.
– Tiếp theo, hãy copy file nén này vào USB và chuyển sang máy tính sử dụng trục liên thông.
Bước 2 : Nhập dữ liệu từ file nén vào trục liên thông
– Đăng nhập vào phần mềm QLVBĐH.
– Bên menu trái, chọn Tiện ích ⇒ Import. Tiếp đến là chọn loại văn bản ⇒ Chọn file văn bản ⇒ và cuối cùng là nhấn Thực hiện.
– Thông báo import thành công. Lúc này chúng ta sẽ nhìn thấy các văn bản vừa được thêm vào.
Lưu ý : Sau khi việc chuyển đổi dữ liệu hoàn tất, người dùng phải xóa ngay toàn bộ các file đang có trong thư mục temp để chuẩn bị cho lần chuyển đổi tiếp theo.
Lỗi phát sinh và cách xử lý
1. Ở thao tác import dữ liệu từ máy tính vào trục, hệ thống báo lỗi
Nguyên nhân : do file excel xuất ra từ Notes có vấn đề. Sâu xa hơn không biết do lỗi chung hay chỉ xảy ra ở máy tính của mình.
Khắc phục : mở file đó ra, Save As đè lên là okie.
