Chuyển đổi VB đến từ Trục qua Notes
Quy trình dành cho văn thư
Trên máy trục
- Chọn loại văn bản + ngày, sau đó tìm kiếm.
- Kiểm tra cột Số VB, đủ hết số rồi thì mới export.
Trên máy Notes
- Copy file nén vào thư mục temp.
- Giải nén, xóa tab thừa và lưu lại.
- Vào Notes để export.
- Sửa lại một số trường của văn bản và Cất.
- Vào thư mục temp xóa file cũ đi.
Test lần 1
- Chạy trực tiếp ở phòng Văn thư, khi export dữ liệu trên trình duyệt Chrome
thì bị lỗi, phải chuyển sang Cốc Cốc.
- Export lỗi nhưng file văn bản vẫn bị hệ thống xóa đi, để export lại thì
phải đánh dấu tích vào mục Đã export.
- Chuyển đổi sang Notes xong thì vị trí người phối hợp chưa chính xác.
Test lần 2
Văn bản đến trong ngày 18/1/2021, có 15vb. Ở file excel xuất ra :
* vb số đăng ký (sđk) 212 bị trống ở cột Phối hợp xử lý.
- Kiểm tra dữ liệu, thấy vb 212 có người xử lý là Hà Lan Anh.
⇒ Nguyên nhân : Hà Lan Anh chưa được ánh xạ người dùng. Như vậy, bất cứ cbcc
nào chức vụ từ phó phòng trở lên cũng nên được ánh xạ.
- Ở lần xuất excel tiếp theo, vb 212 đã đầy đủ dữ liệu.
* vb số 203, người phối hợp xử lý bị đảo lộn về thứ tự chức vụ. Để chỉnh
lại, mình đã vào danh mục cán bộ và update lại thứ tự trên VNPT. Về sau, cứ
mỗi khi nhân sự có biến động thì danh sách này cũng phải được update theo.
|
|
Ảnh do Long VNPT gửi sang
|
Test lần 3
Văn bản đến trong ngày 26/01/2021, chạy từ 352 đến 368 và chỉ có 16
văn bản (nhẽ ra phải là 17, nhưng khoan đặt câu hỏi, hãy đọc tiếp nhé).
- File excel xuất ra không có vb 358, kiểm tra trên VNPT thì mới biết ngày
vb của 358 là 25/01. Nên khi tìm kiếm theo ngày 26 thì không thấy là đương
nhiên.
|
|
Thiếu 358 do ngày của 358 là 25/01/2021
|
- Vb 352 có 2 file đính kèm (trong đó có 1 file là excel, lầ đầu thấy
luôn), vb 359 có 3 file đính kèm. Sau khi chuyển dữ liệu sang notes đã đầy
đủ các file. Vậy là okie rồi.
Lưu ý : ở notes có 1 trường là "PL cơ quan", trường này có 7 giá trị cố
định và văn thư sẽ chọn 1 trong 7 giá trị đó khi nhập dữ liệu. Thao tác
này phải làm bằng tay vì công cụ chuyển đổi chưa hỗ trợ.
28/01/2021
- Xuống văn thư làm thực tế, về cơ bản các trường thông tin đã chính xác.
Chỉ phải sửa lại một chút ở loại văn bản do sự khác biệt về đánh ký tự.
- Trên máy tính sử dụng trục, trước khi xuất dữ liệu phải kiểm tra thật kỹ
cột Số VB đăng ký, vì nó được sắp xếp theo thứ tự tăng dần nên khi phát hiện
thiếu số thì phải xem lại ngay. Khi đã xuất ra rồi thì thao tác xử lý lỗi
rất phức tạp.
Ví dụ : trường hợp thực tế có 13vb, trong đó 2vb của ngày 27 và 11vb
của ngày 28. Do sơ ý nên chỉ xuất vb trong ngày 28, khi đó xử lý như sau :
- Xuất tiếp 2vb còn lại trong ngày 27.
- Vào mục Đã Export để xuất lại cả 13 văn bản. Lần xuất này mới là
đầy đủ dữ liệu để chuyển đổi sang Notes, tuy nhiên vì thao tác 2 lần nên số
thứ tự của vb không được sắp xếp.
⇒ Cứ copy file nén sang máy Notes. Sau khi giải nén, thì sắp xếp dữ liệu
trực tiếp trên excel luôn, khi đó sẽ xếp theo độ tăng dần của số đăng ký.
Mình sẽ bảo bên VNPT sắp xếp lại số đăng ký trong phần Đã Export.
|
|
Số đăng ký văn bản không theo thứ tự
|
Tháng 2/2021
8/2 : Chọn vb đến từ ngày 5 - 8 thì số vb bị loạn không theo thứ
tự, chạy từ 500 - 513 ... 501 - 477- 499 ... 478
|
| Bị loạn số vb |
⇒ Xử lý tạm thời : xuất file như thường, sau khi copy sang máy notes và
giải nén thì sắp xếp trực tiếp cột VB trên excel.
- Đã liên hệ Long để sau Tết check.
11/2/2021 (30 Tết)
- Văn thư vô tình xóa các file đã nhập vào Notes (ở mục Nhập dữ liệu từ
excel), dẫn tới toàn bộ những file đã nhập trước đây bị mất hết. 2 chị em mình
và bà Thúy phải mất cả sáng 30 AL làm lại, lúc ngẩng đầu lên cũng 12h15 cmnr.
⇒ Cách 1 : ko được xóa, nhưng nếu để càng lâu thì số lượng vb càng lớn và thời
gian để đọc sau khi import sẽ càng lâu (mình sẽ theo dõi thêm về thời gian
này).
⇒ Cách 2 : trao đổi với phòng để có thể xóa mà không ảnh hưởng tới dữ liệu đã
inport.
- Khi chọn văn bản số lượng lớn (nhiều hơn 100) thì bộ lọc không hiệu quả,
loạn hết cả lên, cái này sẽ nhờ Long VNPT xử lý.
18/2 : Văn thư trao đổi về việc phải nhập tay vào trường "Nội dung yêu
cầu xử lý" trên Notes, giờ nếu muốn đổ dữ liệu có cả trường đó thì phải sửa
trong file excel trước tiên, mà thời điểm này việc đó vẫn còn rất nhiều khó
khăn.
Tháng 3/2021
1/3 : Khi xuất lại những file vb đến ở mục export thì bị lỗi hạn chế
truy cập, VNPT đã fix xong. Hy vọng những lỗi ntn sẽ không xảy ra nữa.
|
|
Phủ định quyết thao tác trên VNPT
|
2/3 : Mỗi lần nhập dữ liệu mới xong là nó lại chạy % toàn bộ tất
cả những vb đã thêm từ trước tới giờ (... documents left to refresh), càng
nhiều vb thì càng mất thời gian.
⇒ Ấn vào nút Xử lý toàn bộ VB đến/đi đến là xong.
|
|
Mất nhiều thời gian xử lý
|
7/3 : VNPT đã update code mới.
⇒ Với vb đã export, khi check sẽ thấy số vb được xếp theo chiều giảm dần, nhưng file excel xuất ra thì số vb lại được xếp đúng theo chiều
tăng dần (để tương thích với Notes) .Cái này vẫn okie, chỉ là một
chút về thứ tự thôi. Về cơ bản thì phần này đã quá tốt để sử dụng rồi, tương
lai có lẽ sẽ không update nhiều đâu ;)
Chuyển đổi VB đi từ Notes qua Trục
Quy trình dành cho văn thư
Trên máy Notes
- Vào mục Xuất dữ liệu ra excel. Chọn vb rồi nhấn
Chọn VB để xuất ra Excel.
- Các file xuất ra sẽ nằm trong thư mục temp. Mở file excel và save as lại.
- Nén toàn bộ file excel và tài liệu sang zip.
- Copy file nén zip sang máy trục.
Trên máy Notes
- Copy file zip vào thư mục temp.
- Ở menu trái, chọn Tiện ích ⇒ Import.
- Chọn file zip vừa copy và nhấn Thực hiện.
- Vào thư mục temp xóa file cũ đi.
Test và check
22/02 : mình và Long VNPT đã khảo sát qua, import thành công, vb đã nằm
ở mục chờ phát hành nhưng chưa mở được. Có lẽ do code.
7/3 : check code vẫn thấy lỗi, mai sẽ nhắn cho Long.
17/3 :
- Bên VNPT đã update xong, tuy nhiên khi mình test thì hệ thống báo lỗi ở cột
Số VB.
Nguyên nhân là do trên trục, cột này được định dạng kiểu số trong khi đó ở
excel thì lại là kiểu text. Update cái này chắc cũng nhanh thôi.
- Ngoài ra, văn thư cũng yêu cầu cột nơi nhận văn bản trên trục sẽ để trống.
Khi nào phát hành thì họ sẽ chọn đơn vị sau.
|
|
83a là định dạng text
|
23/3: Đã fix lỗi xong, giờ check lại.
- Vẫn sử dụng gói dữ liệu cũ đã gửi cho Long.
- Lưu ý : tên file pdf là khóa, nếu đã import 1 file thành công thì file đó không thể import được nữa, trừ khi đổi tên file cả trong excel và bên ngoài.
- Đã hoàn tất, tiến hành triển khai cho phòng văn thư.
...
SERIES
