- Chọn group (phòng, đơn vị, ...) và update thành viên.
2. Phân quyền
Trên Domino Admin
- Mở tab File ⇒ Menu trái, chọn DCS ⇒ dltc.nsf.
|
Mở file dltc.nsf |
- Nhấn vào user cụ thể và chọn quyền truy cập.
Trên Notes Client
- Mở Xử lý CV ⇒ Application ⇒ Access Control.
- Chọn user và tích vào các quyền phù hợp.
|
Quyền cho P.TH, P.QT ...
|
3. Backup dữ liệu bằng tay
- Mở MC Kaper.
- Chạy Notes Client, mở lần lượt 2 app là XLCV và XLCV Backup.
* Với CV đến, backup theo ngày văn bản.
- Chọn ngày ⇒ chọn toàn bộ vb ⇒ copy paste là xong.
- Nếu muốn xóa, chọn vb ⇒ nhấn Del ⇒ F9 và Ok.
* Với CV đi, backup theo ngày đăng ký.
Thao tác cũng tương tự.
4. Phân quyền xem VB cho user mới
Lưu ý :
- Thao tác này thường áp dụng với cán bộ chuyên viên mới của phòng Văn thư
(Hành chính) và phòng Lưu trữ.
- Có thể lặp lại thao tác phân quyền này với từng user khác nhau.
- Đănh nhập bằng quyền quản trị.
- RM vào XLCV, chọn Open In Designer.
- Bên menu trái, chọn Code ⇒ Agents ⇒ RM ⇒ New Agent.
|
Tạo mới 1 agent trên Lotus Notes
|
- Nhập lần lượt các thông tin sau
- Name : Đọc VB (tùy ý, có thể thay đổi)
- Alias : DocVB
- Type : Simple Actions
|
Nhập thông tin cho Agent
|
- Chọn vào Agent Đọc VB vừa tạo ⇒ Action ⇒
Add Action ... ⇒ Thiết lập 3 trường thông tin như sau :
- Modify by : Appending
- The value in field : DefaultReaders
-
With the new value : CN=Ten Nguoi Dung/OU=TUTenTinh/O=DCS/C=VN
Sau đó nhấn Add và Ctrl + S để lưu lại.
|
Thiết lập thông tin cho Action của Agent
|
- Tắt Lotus Designer, quay trở lại XLCV (vẫn đang ở quyền quản trị). Nhấn
Ctrl + A để chọn toàn bộ văn bản trong khóa hiện tại, sau đó trên
menu ngang chọn Action ⇒ chạy tên Agent (Đọc VB) là xong.
|
Áp dụng Agent lên user chỉ định
|
Cách 2 : Tạo nhóm thay cho từng cá nhân
Với cách này, sau này khi có người dùng mới, mình chỉ việc add họ vào nhóm
là xong :)) Còn có phải chạy lại agent hay không thì chưa rõ, lúc ấy test
tiếp.
- Đăng nhập bằng quyền quản trị.
- Vào Notes Admin để tạo nhóm nguoidoc, sau đó add các thành viên
mong muốn.
- Làm tương tự như cách một, đến bước Add Agent, nhập tên nhóm vào
trường value.
- Còn lại thao tác tương tự.
|
Nhập tên nhóm vào value
|
Lỗi phát sinh
Với 1 số người dùng, menu của công văn đến - đi sẽ bị thiếu các trường như
ngày văn bản, ngày đăng ký ... Việc thêm các trường này sẽ phải thao tác bằng tay, cụ thể như sau :
- RM vào XLCV, chọn Open In Designer.
- Bên menu trái, chọn View ⇒ tìm đến view "Công văn đến\Ngày văn bản" chẳng
hạn ⇒ kích đúp vào view ⇒ Ở màn hình tương ứng bên phải, RM chọn
View Properties.
|
Tiến hành thêm trường cho Công văn đến ở view người dùng |
- Ở form vừa mở ra, chọn tab Security (tab cuối cùng).
-
Nếu cho phép tất cả các user đều thấy được trường này thì tích vào ô
All readers and above, còn nếu chỉ muốn cho phép những user chỉ định thì tìm và tích vào user đó là okie.
- Tích vào Available to Public Access users.
Tắt đi và lưu lại, done !!!
|
Thao tác trên tab Security
|
5. Mất view (trường) trong XLCV
- Mở lần lượt XLCV của khóa bị mất và khóa trước đó trong Designer.
- Copy view bị mất từ XLCV khóa cũ sang.
- CV Đến : ngày đăng ký, ngày văn bản, thời gian, toàn bộ, trong ngày, trong tháng, trong tuần.
- CV Đi : ngày văn bản, thời gian, toàn bộ, trong ngày, trong tuần.
6. Thiếu Cơ quan ban hành khi in mục lục công văn
- Mở Notes Admin.
- Tại tab Files, ở menu trái, chọn thư mục DCS ⇒ dltc.nsf (Dữ liệu tra cứu ...) ⇒ Cơ quan ban hành ⇒ Nhập mới.
Phải nhập chính xác tên của cơ quan ban hành giống với trong xử lý công văn.
7. Cert ID hết hạn
- Liên hệ bên trên, gửi cert id qua notes để nhờ họ gia hạn.
- Dùng cerd id mới để tự gia hạn cho server.id (thư mục domino) và USER.id (thư mục lotus)
(Update ...)